对于零售企业特别是其采购部门来说，订货、补货是每天都要进行的业务，但是，准确知道什么时候该订什么货却不是一件容易的事情。现在，尽管零售企业都能够通过信息管理系统实现“自动”的订货和补货流程，但是，是不是手工订单就可以完全被取代了？计算机系统自动生成的建议订单是否有足够的“建议”价值？或者说这些建议订单的生成依据和理论算法是否科学、是否对每一类商品都同样适用？这些细节问题都值得开发商与广大的零售企业一起探讨。

　　订货与补货的概念
　　
　　这里所说的订货是指零售企业向供货商直接要货，简单说就是采购。补货是指零售企业的门店直接向自己的配送中心或总部要货，或者称为配送调拨。补货基本上属于企业内部的流程范畴；有的零售企业把补货工作称为“向配送中心点菜”，这样的提法也非常形象。

　　信息系统对手工订单的支持
　　
　　传统的订货和补货方式是以手工方式为主进行的，大量的信息在传输过程中差错率高，而且效率低下。现实当中，很多时候零售企业的采购工作仍有一些是需要手工来完成的。部分原因是因为某些供货商的管理水平无法达到超市要求的标准；也有的时候是因为有突发性的需求，像偶然出现大宗批发销售业务时，也需要超市的采购主管或相关的采购员下达手工订单通知采购。有些人提出的急提订单或者急落订单，都可以说是手工订单的一些特殊形式。
　　
　　当然，即使在手工下订单的情况下，采购业务人员同样需要信息管理系统给予足够的参考数据支持；超市的管理内容也要求进行相应的限制，而绝不可能完全脱离开系统。一般采用手工订单时需要参考的依据有：商品的历史进价、历史采购批量、当前库存以及在途商品量（在途订单量）等，这些实际数据对采购人员的工作将起到直接的帮助。同样是手工订单，对于需要限量控制的商品（比如干货），应当对采购数量和价格等敏感数值给予严格的限制；而对于生鲜商品等则可以在这些方面适当放宽，实行不限量订单。
　　
　　从这里我们可以联系到日配商品的订货方式。一般超市对生鲜、冷藏商品都要求勤进快销，提高此类商品的周转率，所以这些商品进销频繁；而且由于商品本身保质期短，不可能保持过多的库存量，因此像牛奶、面包一类的商品大多实行每天供货，即日配。零售企业可以采用永续订单的方式，自动设定系统每天生成当天的订单。而由于一个超市每天的收货量不可能完全相同（如遇到周末、假日等），系统还可以利用不限量订单的方式，通过一次性批量订购此类生鲜商品。但按天收货的方式，使进销频繁的生鲜商品的订货管理得以简化。

　　自动订货和补货的基本内容
　　
　　目前不少零售企业采用的建议订单依据，有很多内容是从国外先进的超市管理思想中借鉴来的。分析起来无外乎两个方面，即库存方面与销售方面的参考依据。经营中常用的基本算法自动订货和补货的核心内容其实就是零售企业在经营中采用的基本算法，通过计算机系统来实现这些算法并不困难，但是用什么样的逻辑值计算自动订货（补货）量最合理，什么样的算法适合什么种类的商品，则需要细致推敲。

　　1、库存警戒线法

　　这种以“经验系数”为依据的库存提示方法仍然没有脱离人为因素的影响。单纯使用手工设定库存的合理数，严格讲也并不科学，其实这只能叫做“半自动”订单，因为它仍然是通过业务人员的经验和直觉来进行采购决策的，并没有体现出计算机信息管理的真正价值。
　　
　　有些系统可以挖掘和利用系统的数据（比如在一个订货周期里的综合销售数据），对库存警戒线进行动态的调整，这种算法比简单的经验系数法要更有说服力。拿一个单品来举例，比如某种速冻饺子，我们可以以它在过去一个季度中的平均销量作为参考，让系统自动调整库存警戒线。如果这个单品的平均销量在这三个月中逐月递增，就会带动它相应的库存警戒线也随之提高，从而形成了动态设定的库存警戒系数。因此系统针对该商品的自动订单采购量也会相应增加。同样的原理，我们还可以利用商品的同期销量（比如去年本月的销售量），以及商品销售中出现的季节特征作为参考值，来动态地调整库存警戒线。
　　
　　总体来讲，库存警戒线是一种以库存为主要指标的计算方法，具有一定的优越性。但是它也并不是十全十美的，因为很显然这种方法最适合于库存数量少、对库存变化反映敏感的商品，比如大多数的生鲜商品和其他保质期较短的商品，而对某些商品也并不是100%地适用。

　　2、平均销量法

　　这种方法对于那些销售波动不大的商品，比如干货、普通的日用百货商品等比较适用。

　　3、同期销售对比法
　　
　　以销售数据为依据计算自动订货/补货量，另外一种常用方法就是同期销售对比法。这种方法描述起来相对比较简单。比如我们可以按去年夏季空调的销售状况来粗略估计今年夏天空调的销售状况。
　　
　　自然，这种方法比较适合于服装、白色家电等一些季节特征明显的商品。当然，像时装一类流行趋势明显的商品，同期销售对比也有一定的缺陷。比如在北京的服装零售市场上，简单地用2001年春季的销售情况来预测2002年春季的情况，恐怕我们无法预测出“唐装”将会大流行。因此，需要零售工作者对特定零售市场具有丰富的专业知识，以及敏锐的市场洞察力。信息系统提供的建议只是有一定参考价值的数据资源。

　　商品自动订单的组合方案
　　
　　通过对库存警戒线法、平均销量法和同期销售对比法的简单总结，我们可以发现：一个综合性的零售企业不可能简单地选择哪一种自动订单的计算方式；根据不同商品的特征将这些算法组合应用才是更科学的方案。不过这同时对零售企业自身的信息管理系统提出了相当高的要求，需要计算机信息系统有与之相适应的功能，能够帮助企业确认和设定出各类商品自动订货/补货的最佳组合方案。
　　
　　现在，已有一些商业信息管理系统综合了以上三种订货和补货的计算方式，可以方便地根据不同部类商品的特点，以不同方式生成建议订单，更进一步支持了零售企业对自己商品库存的精细管理。
　　
　　自动订货和补货的发展趋势

　　理想中的自动订货和补货主要有下面几个基本特征：库存量、需求量和采购量清晰明了，在企业的整个商品物流管理中全程可控；由于信息的充分共享，可以由供货商主动提出出货方案，零售商无需自己每日下订单；供货商和零售商对缺货商品达成自动供货方案，并且集中供货；零售商的库存情况完全向供货商公开，双方共同监控产品的销售状况；销售预测、促销计划等都由供货商与零售商一同完成；日常的订货和补货完全自动进行，只是在出现特殊情况时才人为干预。
　　
　　这时候，自动订货和补货的工作是由供货商与零售商共同协作完成的，并且能够对市场情况做出更合理、更准确的前瞻预测，进而对顾客购买行为的细微变化作出快速反映。系统可以提示零售企业的工作人员哪些商品将要断货，应当在什么时候订多少货，还有哪些商品可能会滞销等等。系统能够为缺货的商品自动生成订货单（采购单）或补货单（配送调拨单），实现商品真正的自动订货和补货。这些功能的真正实现和付诸应用，将有效地帮助管理者实现库存最小化的理想状态。

    （联商网友：风云再起之锋芒毕露）